Extrait : Avant d’ajouter de nouvelles photos, vérifiez le lien, les personnes, les rôles et les accès hérités du dossier parent.
Partir du dossier parent
Dans Google Drive, les fichiers d’un dossier partagé héritent généralement de son niveau d’accès. Ouvrez les détails du dossier, puis listez les personnes, groupes et liens. Un fichier marqué « restreint » peut encore être accessible à quelqu’un qui possède l’accès au parent. Ne vérifiez donc pas seulement la photo la plus récente.
Remplacer le lien public par des personnes nommées
Si le dossier n’a plus besoin d’être ouvert à toute personne possédant le lien, passez-le à un accès restreint et invitez les comptes nécessaires. Attribuez le rôle lecteur sauf si quelqu’un doit réellement ajouter ou modifier. Retirez les anciens collaborateurs un par un. Avant de confirmer, vérifiez que vous ne coupez pas l’accès à un proche qui conserve l’archive familiale.
Créer un sous-dossier pour les exceptions
Google explique qu’un fichier dans un dossier partagé ne peut pas toujours recevoir moins d’accès que son parent. Pour un document plus sensible, déplacez-le dans un dossier distinct à accès limité et laissez, au besoin, un raccourci. Évitez de mélanger scans d’identité, photos d’enfants et images destinées à être largement partagées.
Tester comme un destinataire
Ouvrez le lien en navigation privée ou avec un compte qui n’est pas membre du dossier. Vérifiez ce qui est visible, téléchargeable et modifiable. Notez le propriétaire et une date de révision. Un partage propre aujourd’hui peut redevenir trop large après l’ajout d’un groupe ou le déplacement d’un dossier; répétez le contrôle après les Fêtes.